CC (copia carbone) e CCN (copia carbone nascosta) sono funzionalità email standard che controllano chi riceve un messaggio e quali informazioni può visualizzare.
Comprendere la differenza tra A, CC e CCN è fondamentale in un contesto aziendale. Metti in CC la persona sbagliata e il tuo cliente vedrà una nota interna che non avrebbe dovuto leggere. Dimentica di mettere in CC un decisore e costui non vedrà mai un Thread di cui aveva davvero bisogno.
Continua a leggere per scoprire quale opzione selezionare per comunicare in modo chiaro (al o ai destinatari giusti), evitare risposte non necessarie, proteggere gli indirizzi email dei destinatari e tutelare le informazioni riservate.
Cosa significa CC?
CC sta per Carbon Copy (copia carbone), un retaggio di un’epoca in cui memo o lettere scritte a mano venivano replicate utilizzando un foglio di carta carbone(nuova finestra).
CC permette di inviare una copia di un’email a più destinatari che non sono il destinatario principale indicato nel campo A. Il destinatario principale vedrà gli indirizzi email inseriti nel campo CC e le eventuali risposte di questi. Analogamente, la persona messa in copia vedrà le risposte del destinatario (a meno che non venga rimossa dal campo CC, o che il destinatario faccia clic su Rispondi invece che su Rispondi a tutti).
Mettere in CC è particolarmente utile quando si inviano email aziendali, perché è possibile aggiungere a un’email quanti destinatari si vogliono, e tutti riceveranno una copia della stessa email e vedranno gli indirizzi e le risposte degli altri. In questo modo tutti sono informati e si crea una registrazione trasparente della conversazione, senza richiedere una risposta.
(nuova finestra)Quando usare CC in un’email
CC è una funzione utile quando serve che una o più persone diverse dal destinatario siano informate e seguano un Thread email.
Ad esempio, quando vuoi coinvolgere l’intero team di progetto in qualcosa che riguarda il lavoro di tutti, come una modifica dell’ambito o della scadenza, ti basta metterlo in CC.
Mettere in CC può essere utile anche quando vuoi che determinate persone abbiano visibilità di un Thread email senza che sia richiesto il loro input. Quando invii una proposta a un cliente, ad esempio, potresti voler mettere in CC tutti coloro che sono direttamente coinvolti nel progetto, così che abbiano visibilità del loro feedback e della discussione successiva. Se in un secondo momento qualcosa viene inoltrato ai livelli superiori o citato in una revisione, saranno sempre informati in tempo.
Quando non usare CC in un’email
È meglio evitare di mettere in CC quando la tua email (o il Thread email successivo) contiene informazioni sensibili o riservate. Quando invii a una persona informazioni sensibili via email, c’è il rischio che possa inoltrarle o archiviarle, ma mettere in CC aumenta tale rischio aggiungendo più destinatari, spesso persone che non erano il pubblico previsto per quel contenuto in primo luogo.
Evita inoltre di usare CC quando ti aspetti che una persona messa in copia intervenga. Le persone incluse in CC spesso presumono di non dover rispondere, il che può portare a attività tralasciate o ritardi. Questo rischio aumenta quando metti in CC molti destinatari inutilmente, intasando anche le poste in arrivo con rumore irrilevante.
Mettere in CC un’intera lista di distribuzione per un aggiornamento di stato di routine crea rumore senza aggiungere responsabilità. Inviare un’email a tutto il team riguardo a una modifica che non li riguarda può creare confusione.
Presta inoltre attenzione a mettere in CC qualcuno in una conversazione esistente senza che l’altra parte ne sia a conoscenza o lo approvi (ad esempio, aggiungendo un nuovo stakeholder a un Thread con un cliente senza informare prima il cliente). Anche se hai un motivo legittimo, può sembrare che tu stia ampliando l’accesso a una conversazione potenzialmente riservata.
Cosa significa CCN?
CCN sta per Blind Carbon Copy (copia carbone nascosta). Funziona come la messa in CC, ma senza visibilità. La funzione CCN permette di inviare copie della stessa email a più persone senza rivelare che fanno parte di un invio di massa, o mostrare gli indirizzi email degli altri destinatari o le risposte alla tua email originale.
Un’altra differenza fondamentale: se inserisci più contatti nel campo CCN, quando rispondono solo tu riceverai la loro email di risposta. Nessun altro destinatario in CCN la riceverà.
Quando usare CCN in un’email
CCN dovrebbe essere usato ogni volta che devi inviare la stessa email a più persone, ma non vuoi che sappiano di far parte di un invio di massa o che possano vedere gli indirizzi email degli altri destinatari.
Mettere in CCN è utile per proteggere la privacy delle persone che ti hanno fornito il loro indirizzo email nell’aspettativa che tu non lo condivida senza il loro permesso. Ad esempio, quando invii un aggiornamento sulla tua azienda a una mailing list, dovresti usare la funzione CCN per assicurarti che i singoli destinatari non possano vedere gli indirizzi di tutti gli altri iscritti a quella mailing list.
Puoi anche mettere in CCN te stesso quando invii un’email da una posta in arrivo condivisa o generica del team, per conservare una registrazione personale della corrispondenza inviata a nome del team.
Quando non usare CCN in un’email
Come per la messa in CC, fai attenzione a mettere in CCN quando la tua email contiene informazioni sensibili, o sospetti che il Thread email che ne derivarà contenga informazioni sensibili.
Evita di usare CCN in situazioni in cui la trasparenza è importante. Aggiungere qualcuno alla conversazione di nascosto può danneggiare la fiducia se viene scoperto, ed essere considerato una violazione del galateo email. È meglio mettere la persona in CC apertamente o inviare una nota separata.
CCN non dovrebbe essere usato per conversazioni in corso, come una negoziazione o una conversazione con un cliente ancora attiva, in cui ti aspetti che chi è stato messo in CCN possa seguire l’intera conversazione. Poiché i destinatari in CCN sono esclusi dalle risposte, questo significa escluderli proprio dalla conversazione che volevi seguissero.
Qual è la differenza tra A, CC e CCN?
| Funzionalità | A | CC | CCN |
| Ruolo | Il contatto principale previsto dell’email. | Per le persone che devono essere tenute informate. | Per includere persone a insaputa degli altri. |
| Visibilità | Visibile a tutti. | Visibile a tutti. | Nascosto a tutti gli altri destinatari. |
| Consapevolezza dei destinatari | Tutti sanno chi è il contatto principale. | Tutti sanno chi altro è tenuto informato. | Solo tu e la persona in CCN sapete della sua presenza. |
| Comportamento di Rispondi a tutti | Riceve tutte le risposte. | Riceve tutte le risposte. | Escluso dai futuri Thread di “Rispondi a tutti”. |
| Aspettativa | È prevista una risposta. | Solo per tua informazione (FYI). | Non dovrebbe partecipare al Thread. |
| Migliore per | Richieste dirette, attività e riunioni individuali. | Trasparenza e collaborazione del team. | Email massive, privacy e supervisione discreta. |
Cosa succede quando clicchi su Rispondi o Rispondi a tutti?
Il comportamento delle risposte può generare confusione, soprattutto quando sono coinvolti più destinatari. Ciò che accade dipende dalla scelta tra Rispondi e Rispondi a tutti.
Premere Rispondi a tutti quando si intendeva premere Rispondi può portare note interne e informazioni a finire ai clienti, oppure all’invio per errore di un’email a un’intera lista di distribuzione. Un clic sbagliato può soffocare la produttività del team e persino mettere a rischio la reputazione dell’azienda.
Se ti trovi nel campo A o CC:
- Cliccando su Rispondi, la tua risposta viene inviata solo al mittente.
- Cliccando su Rispondi a tutti, la risposta viene inviata a tutti coloro che si trovano nei campi A e CC.
Se ti trovi nel campo CCN:
- Cliccando su Rispondi, la tua risposta viene inviata solo al mittente.
- Cliccando su Rispondi a tutti, la risposta viene inviata a tutti coloro che si trovano nei campi A e CC, ma non agli altri destinatari in CCN — rivelandoti però a loro come destinatario nascosto
Un modo migliore per inviare email di gruppo
Sebbene l’utilizzo delle funzioni CC e CCN sia il modo principale per inviare un’email a più persone, il nostro servizio di posta elettronica crittografato Proton Mail consente di farlo anche inserendo più destinatari in un gruppo di contatti.
Gruppi di contatti sono utili per inviare email a più persone che si conoscono tra loro, soprattutto se le contatti regolarmente come gruppo. Ad esempio, un team che invia aggiornamenti settimanali alle parti interessate può risparmiare tempo usando un gruppo di contatti invece di aggiungere manualmente i destinatari ogni volta.
Dopo aver creato un gruppo di contatti nel tuo account Proton Mail, puoi inviare un’email a tutti i membri del gruppo contemporaneamente digitando il nome del gruppo di contatti nel campo A e selezionando dal menu di riempimento automatico il gruppo di contatti a cui vuoi inviare l’email in blocco. In questo modo verranno inseriti nel campo A tutti gli indirizzi email dei contatti di quel gruppo.
Quando invii un’email a persone che fanno parte dello stesso gruppo di contatti, tutti possono vedere gli indirizzi email degli altri, anche se non sapranno di essere stati inseriti in un gruppo di contatti e il nome del gruppo non comparirà nella loro posta in arrivo. Se non vuoi che i contatti del tuo gruppo conoscano gli indirizzi degli altri membri, puoi inserire il gruppo di contatti nel campo CCN.
Punti chiave sull’uso di CC e CCN in un contesto professionale
- A: è per le persone da cui ci si attende un’azione.
- CC (Copia per conoscenza): è per tenere le persone informate (per tua informazione).
- CCN (Copia per conoscenza nascosta): è per la privacy (i destinatari sono nascosti a tutti gli altri).
Come Proton Mail protegge i messaggi email in A, CC e CCN
I gruppi di contatti rendono l’uso di CC e CCN più rapido, ma non li rendono più sicuri rispetto alle intercettazioni da parte di terzi. Si tratta di un problema diverso, e a questo può aiutare la crittografia di Proton Mail.
Proton Mail crittografa i messaggi inviati tra account Proton con la crittografia end-to-end e protegge tutto ciò che è archiviato nella tua casella email con la crittografia a accesso zero, il che significa che nemmeno Proton può leggerlo — o decrittarlo, nemmeno sotto costrizione delle forze dell’ordine. È inoltre possibile aggiungere la protezione tramite password alle email inviate a indirizzi non Proton, in modo che anch’esse siano crittografate.
Tutto ciò non impedisce a un’email di arrivare alla persona sbagliata a causa di un CC o CCN inserito per errore, e non cambia chi può vedere l’indirizzo di chi in un campo CC o CCN. Questo dipende ancora dall’uso corretto che fai dei campi. Ciò che la crittografia protegge è il contenuto di un’email di lavoro in CC o CCN durante il transito, così una proposta per un cliente o una nota interna non possono essere intercettate da terzi.
Se la tua azienda invia regolarmente corrispondenza in CC e CCN contenente contenuti sensibili come proposte per i clienti e decisioni interne, il servizio di posta elettronica aziendale di Proton applica questa protezione automaticamente, senza che il tuo team debba pensarci.
FAQ
Per quanto riguarda la protezione degli indirizzi email dei tuoi contatti dagli altri tuoi contatti, il CCN è più sicuro del CC. Con il CCN, non c’è modo per un destinatario di sapere di non essere l’unico destinatario di un’email (purché tutti gli altri destinatari siano segnati in CCN), tanto meno scoprire gli indirizzi email degli altri destinatari. Per questo motivo, dovresti usare il CCN quando non hai il permesso di condividere l’indirizzo email di un contatto con chiunque altro.
È importante notare che né il CC né il CCN sono più sicuri per quanto riguarda la protezione dei tuoi messaggi contro l’intercettazione da parte di terzi. Quella protezione arriva solo con la crittografia, non dalla scelta del campo.
Dipende da a chi lo invii: questi meccanismi non ti proteggono. CC e CCN controllano chi riceve una copia di un’email, non cosa ne succede in seguito. Chiunque sia incluso in un campo CC o CCN di un messaggio può inoltrarlo, farne uno screenshot o archiviarlo. Se stai inviando informazioni riservate, mantieni la lista dei destinatari il più piccola possibile e valuta di crittografare il messaggio stesso, così che il contenuto resti protetto anche se finisce da qualche parte non prevista.
Se vuoi mantenere una conversazione con tutti i destinatari originali della tua email, è meglio usare la funzione CC, in modo che tutti i contatti inclusi inizialmente nell’email ricevano tutte le risposte. Tuttavia, se è importante che gli indirizzi email dei tuoi contatti non siano esposti l’uno all’altro e che non ci si attenda che continuino una catena di email inclusiva, allora dovresti usare il CCN per nascondere le informazioni di contatto dei destinatari.
No. I destinatari in CC non possono vedere i nomi o gli indirizzi di chiunque sia stato incluso in CCN in un messaggio originale. Le informazioni di contatto dei destinatari in CCN vengono esposte solo se rispondono all’email usando “Rispondi a tutti”.
Il campo A dovrebbe essere usato per i destinatari principali della tua email, da cui ti aspetti una risposta o una qualche azione dopo averla ricevuta. I destinatari principali saranno in genere quelli a cui l’email è rivolta nella formula di saluto.
Sì. Le persone nei campi A e CC possono vedersi, mentre i destinatari in CCN sono nascosti a tutti gli altri. I destinatari in CCN possono comunque vedere chi si trova nei campi A e CC, ma non ricevono le risposte di questi destinatari.
La sua risposta viene inviata al mittente e a tutti coloro che si trovano nei campi A e CC. Il suo indirizzo continua a non essere mostrato come destinatario in CCN, ma la risposta può rivelare che era stato incluso nell’email originale.
Di solito no. I destinatari in CCN sono nascosti agli altri destinatari. Se ricevi un’email ma il tuo indirizzo non compare nei campi A o CC, probabilmente sei stato inserito in CCN.
Non direttamente. Tuttavia, l’invio di email a un gran numero di destinatari usando CC o CCN può attivare i filtri spam. Per gruppi numerosi, è meglio usare una mailing list o un servizio di newsletter.
