Il monitoraggio dei progetti può sfuggire rapidamente di mano senza gli strumenti e le strategie giusti. All’improvviso i budget non tornano, le milestone chiave vengono mancate e le persone non sanno di cosa sono responsabili. Hai bisogno di un tracker per progetti.
Spieghiamo perché il monitoraggio dei progetti è importante, come capire se un progetto sta rispettando le metriche chiave e le migliori pratiche per rispettare la tua scadenza. Imparerai anche a gestire più progetti contemporaneamente, anche se non hai accesso a un software dedicato per la gestione dei progetti (suggerimento: un editor di fogli di calcolo online ti consente di fare esattamente questo).
Che cos’è il monitoraggio dei progetti?
Il monitoraggio dei progetti è il processo che permette di controllare l’avanzamento del progetto rispetto al piano originale. Comprende il monitoraggio di attività, scadenze, budget e risorse per mantenere tutto nella giusta direzione. Puoi usare il monitoraggio dei progetti su qualsiasi scala, dalla gestione della famiglia e della vita domestica a grandi progetti commerciali.
Perché è importante monitorare l’avanzamento dei progetti?
Provare a eseguire un progetto senza monitorarne l’avanzamento è come costruire qualcosa senza un metro a nastro. Puoi andare a occhio e sperare per il meglio, ma è molto improbabile che funzioni bene. Ecco come il tuo progetto può trarre vantaggio dal monitoraggio:
Individuazione dei problemi prima che si aggravino
La visibilità in tempo reale è essenziale, soprattutto se il progetto ha dipendenze. Sblocca i membri del team, attiva la collaborazione e favorisci una visione d’insieme. Se conosci le milestone chiave e quando devono essere raggiunte, è facile capire quando le cose escono dai binari. Prima si individua un problema, più facile è risolverlo.
Accelerare l’avanzamento
“Questa riunione poteva essere un’email” si potrebbe riformulare altrettanto facilmente in “Questa riunione poteva essere un foglio di calcolo”. Puoi evitare lunghe riunioni di aggiornamento se uno sguardo al tracker del progetto mostra chi sta facendo cosa e se tutto è in linea.
Rispettare il budget
Il tuo tracker dovrebbe rendere facile capire se il budget rischia di sforare. Monitorare i progetti ti consente di reagire rapidamente per tenere il budget sotto controllo.
Metriche chiave che ogni tracker di progetto dovrebbe includere
Usare metodologie consolidate di gestione dei progetti ti fornirà i dati necessari per raggiungere i tuoi obiettivi nel modo più efficiente possibile. Per ottenere il massimo dal tuo tracker di progetto, dovresti includere le seguenti metriche di gestione dei progetti:
Tracker di timeline e milestone
Le milestone rappresentano il completamento delle fasi principali, come l’approvazione del prototipo o il via libera al design, anziché singole attività. Traccia le date fisse e crea una timeline ancorata alle milestone chiave. Questo ti consente di vedere facilmente quando le cose vanno fuori strada ed è un’opportunità per usare un po’ di gergo della gestione dei progetti. La varianza di schedulazione (SV) è la differenza tra avanzamento pianificato e avanzamento effettivo in un dato momento.
Monitorare le milestone ti consente di calcolare la SV visivamente senza formule complesse. Per una configurazione con foglio di calcolo(nuova finestra), puoi usare la formattazione condizionale per evidenziare le milestone incomplete con una data di completamento già passata. Questo segnala gli slittamenti prima che diventino una crisi.
Budget
Crea un budget dettagliato che ti consenta di elencare e monitorare le spese in tempo reale. Il tuo tracker avrà bisogno di colonne per il costo stimato per attività, il costo effettivo per attività e un totale progressivo. Per progetti più piccoli, un semplice confronto tra totali stimati ed effettivi potrebbe essere sufficiente. Per iniziative più grandi, potresti considerare di aggiungere una formattazione supplementare.
Se vuoi portare il tutto a un livello superiore, puoi creare un Indice di performance dei costi (CPI). Questo combina lo scostamento dei costi (se sei sopra o sotto il budget) e il burn rate (quanto rapidamente i fondi vengono consumati rispetto alla timeline) per fornirti un valore CPI. Qualsiasi valore inferiore a 1,0 significa che stai consumando liquidità più velocemente di quanto completi il lavoro, ed è il momento di rivalutare.
Log dei problemi e dei rischi
Crea un foglio di calcolo per identificare problemi o rischi noti. Per ogni rischio ti serviranno due dati: prima valuta la probabilità di ciascun rischio su una scala da 1 a 5, poi valuta la gravità dell’impatto sulla stessa scala. Puoi quindi classificare i problemi creando un framework di valutazione del rischio. Si calcola moltiplicando probabilità x impatto.
La valutazione del rischio è una pratica standard in PMBOK e PRINCE2 e fornisce una classifica di priorità che indica quali problemi richiedono un monitoraggio attivo e quali possono essere osservati passivamente. Dopo aver classificato i rischi, puoi anche delineare le strategie di mitigazione nello stesso documento.
Stato di completamento delle attività
Crea stati che riflettano il tuo flusso di lavoro (le categorie comuni includono non avviato, in corso, in revisione, completato) e collega le attività a fasi o milestone. Una volta che ogni attività ha una fase e uno stato, puoi vedere la percentuale di completamento per fase calcolando la percentuale di attività contrassegnate come completate in quella fase. Se vuoi riflettere anche il lavoro in corso, puoi assegnargli un valore parziale.
La reportistica per gli stakeholder diventa molto più semplice quando le attività sono collegate alle milestone e puoi vedere quali fasi stanno rallentando e se gli obiettivi delle milestone sono realistici.
Come creare un tracker di progetto in un foglio di calcolo
Sebbene ci siano molte opzioni di software per la gestione dei progetti, puoi configurare potenti strumenti di monitoraggio dei progetti senza software costosi. Tutto ciò di cui hai davvero bisogno è un foglio di calcolo (e se le tue competenze sulle formule si fermano a =SUM, un po’ di aiuto da un assistente chat IA per le aziende).
Fogli di calcolo
Proton Sheets è ideale per il monitoraggio del budget, le timeline dei progetti e l’allocazione delle risorse. Proton Sheets supporta tutto ciò di cui hai bisogno: formule, formattazione condizionale con regole personalizzate, menu a discesa per la convalida dei dati, intestazioni bloccate, grafici e altro ancora.
Crea il tuo foglio di calcolo personalizzato, poi salva una copia da usare come modello. Da lì, puoi creare report sullo stato in tempo reale, elenchi delle singole attività e qualsiasi altra cosa che aiuti a mantenere il progetto in linea.
Assistenti chat IA
Non sai qual è il modo migliore per strutturare i dati di monitoraggio del progetto? Chiedi all’assistente chat IA per le aziende di Proton, Lumo, di aiutarti a creare il modello ideale. Tutte le conversazioni con Lumo sono archiviate con crittografia zero-access, quindi nessuno (nemmeno Proton) può accedervi.
Archiviazione cloud
Salva tutte le informazioni rilevanti in cartelle di progetto dedicate in uno spazio di archiviazione cloud per le aziende, come Proton Drive. I tuoi file, documenti e fogli di calcolo sono archiviati in modo sicuro su uno spazio di archiviazione cloud crittografato end-to-end con sede in Svizzera.
Come gestire più progetti contemporaneamente
La buona notizia è che gestire più progetti contemporaneamente non significa moltiplicare i tuoi sforzi: puoi semplicemente duplicare e modificare secondo necessità. Assegna a ogni progetto la propria scheda nel foglio di calcolo, creata dallo stesso modello. Se ogni progetto usa colonne, stati e formule identici, non dovrai mai reimparare dove si trova ogni cosa.
Aggiungi un pannello di controllo riepilogativo su una scheda separata che richiama le cifre principali da ogni progetto: percentuale di completamento, numero di attività in ritardo e stato del budget. Sono semplici formule che collegano più fogli e una riga per progetto è sufficiente per vedere a colpo d’occhio dove serve maggiormente la tua attenzione.
Suggerimento: Resisti alla tentazione di riunire le attività di progetti diversi in un unico elenco enorme. Il cambio di contesto è faticoso e inefficiente; schede separate manterranno leggibili i singoli progetti.
5 suggerimenti per il monitoraggio dei progetti da un program manager di Proton
Abbiamo chiesto a un program manager di Proton come mantiene in linea progetti complessi e trasversali a più team usando nient’altro che un foglio di calcolo ben strutturato. Ecco cosa ci ha raccontato.
1. Configura un unico log di monitoraggio del progetto
Inizia suddividendo il progetto in milestone, poi suddividi ogni milestone in attività. Usa la riga di intestazione per definire esattamente cosa devi monitorare per ciascuna: milestone o attività, responsabile, data di inizio, data di scadenza, data di attivazione, stato e link ai documenti pertinenti.
L’obiettivo è tenere tutto in un unico foglio. Quando il tracker è l’unica fonte di verità, nessuno deve cercare tra email o thread di chat per trovare la versione più recente e ogni domanda sul progetto ha un unico posto dove trovare risposta.
2. Monitora il tasso di completamento nel tempo
Le formule dei fogli di calcolo mostrano solo il valore corrente. La percentuale di completamento di oggi sovrascrive quella della settimana scorsa, quindi perdi la cronologia che ti dice se il progetto sta accelerando o rallentando.
Risolvi questo problema con una semplice tabella di log. Aggiungi due minuti al tuo stand-up settimanale per registrare la percentuale di completamento di quella settimana. Dopo alcune settimane, il log diventa una linea di tendenza che mostra i progressi a colpo d’occhio. Funge anche da report di stato, così non devi scriverne uno da zero ogni venerdì.
3. Crea una timeline in stile Gantt con la formattazione condizionale
Non hai bisogno di un software dedicato per la gestione dei progetti per ottenere una visualizzazione della timeline. Imposta le colonne come settimane o giorni, poi aggiungi regole di formattazione condizionale che ombreggiano ogni cella in base alle date di inizio e fine dell’attività.
Poiché l’ombreggiatura è determinata dalle date, la timeline si aggiorna automaticamente ogni volta che una data cambia. Non c’è nulla da ridisegnare. Aggiungi una seconda regola che evidenzia le attività in ritardo con un colore diverso e le scadenze che slittano risalteranno nel momento stesso in cui si verificano, non alla revisione successiva.
4. Salva il foglio in una cartella condivisa su Drive
Un tracker funziona solo se tutti guardano la stessa copia. Tienilo in una cartella di Proton Drive condivisa con il team di progetto, così ogni collaboratore lavora a partire da un unico file crittografato end-to-end invece che da duplicati scaricati.
Imposta le autorizzazioni in base al ruolo di ciascuno: i proprietari come editor, gli stakeholder come visualizzatori. Puoi applicarle a livello di file o cartella. Se qualcosa cambia inaspettatamente, la cronologia versioni ti mostra chi ha cambiato cosa e quando, e ti consente di ripristinare la versione precedente se necessario.
5. Usa la convalida dati per mantenere puliti i tuoi dati
I campi di testo libero sono il punto in cui i tracker si sfaldano. Una persona scrive “In corso”, un’altra “in cor”, una terza “in svolgimento”. All’improvviso i filtri perdono metà delle attività e i grafici di stato sono sbagliati.
Aggiungi menu a discesa alle colonne stato, priorità e proprietario usando la convalida dati. Quando le persone scelgono da un elenco fisso, i dati restano coerenti, così l’ordinamento, il filtraggio e qualsiasi formula o grafico basato sullo stato restano accurati man mano che il progetto cresce.
Inizia dal semplice, poi amplia
Non ti servono tutti e cinque contemporaneamente. Inizia con un unico log di monitoraggio e con menu a discesa per lo stato: questi due elementi da soli elimineranno gran parte della confusione. Aggiungi il log dei completamenti e la visualizzazione timeline una volta che le basi sono a posto.
FAQ sul monitoraggio dei progetti
Qual è la differenza tra monitoraggio dei progetti e gestione dei progetti?
La gestione dei progetti copre l’intera disciplina: definizione dell’ambito, pianificazione, allocazione delle risorse ed esecuzione di un progetto. Il monitoraggio dei progetti è una componente continua di quel processo: monitorare i progressi rispetto al piano in modo che attività, scadenze, budget e rischi restino visibili. Puoi monitorare un progetto senza software dedicato alla gestione dei progetti; conta più la disciplina dello strumento.
Come posso gestire più progetti senza strumenti dedicati alla gestione dei progetti?
È la struttura a rendere possibile il monitoraggio multi-progetto, non il software. Crea ogni progetto come scheda a sé stante usando lo stesso modello: colonne, stati e formule identici; poi crea una scheda del pannello di controllo con una riga per progetto che riporti la percentuale di completamento, attività in ritardo e stato del budget. Una struttura coerente permette di scalare su più progetti senza moltiplicare gli sforzi.
Quali strumenti gratuiti posso usare per il monitoraggio dei progetti?
Un’app per fogli di calcolo abbinata a un’archiviazione cloud aziendale copre la maggior parte delle esigenze di monitoraggio dei progetti. Formule, formattazione condizionale, convalida dati e grafici per il monitoraggio; archiviazione crittografata per file e cartelle.
Proton Sheets e Proton Drive offrono entrambe le funzionalità con crittografia end-to-end, e l’assistente AI per le aziende di Proton, Lumo, può aiutarti a creare il tuo modello di monitoraggio da zero.
Cosa dovrebbe includere un tracker di progetto?
Come minimo, un tracker di progetto dovrebbe includere una timeline con le tappe principali, un budget dettagliato per voce, un log di problemi e rischi e gli stati di completamento delle attività collegati alle fasi del progetto. Nel loro insieme, questi elementi forniscono le metriche principali (scostamento dalla pianificazione, stato del budget e percentuale di completamento per fase) che mostrano se un progetto è in linea.
Posso usare un foglio di calcolo per il monitoraggio dei progetti?
Sì, un foglio di calcolo supporta tutto ciò che è essenziale per il monitoraggio dei progetti, tra cui elenchi di attività con stati e responsabili, scadenze con segnalazione automatica dei ritardi, colonne di budget con totali progressivi e grafici per visualizzare i progressi. I fogli di calcolo funzionano particolarmente bene per progetti piccoli e medi, e un foglio ben strutturato può essere salvato come modello da riutilizzare in tutto il team.
