Tietojen vahvistuksen käyttäminen Proton Sheetsissä

Proton Sheetsin tietojen vahvistus antaa mahdollisuuden hallita sitä, mitä ihmiset voivat syöttää soluun asettamalla erityisiä sääntöjä – kuten sallimalla vain numerot, pudotusvalikon vaihtoehdot tai valintaruudut. Se auttaa pitämään tiedot tarkkoina, johdonmukaisina ja virheettöminä koko tiimissä, erityisesti silloin, kun useat ihmiset työskentelevät samassa taulukossa.

Tämä opas näyttää, kuinka käytät vahvistussääntöjä ja hyödynnät niitä tehokkaasti laskentataulukossasi.

• Määritä tietojen vahvistus
• Yleiset vahvistustyypit ja käyttötapaukset
• Esimerkki
• Mitä tapahtuu, kun syötät virheellistä tietoa?
• Mitä seuraavaksi?

Määritä vahvistus

1. Valitse solu(t), joihin haluat käyttää sääntöjä.
2. Mene kohtaan Data → Vahvistus.

3. Klikkaa Lisää sääntö.
4. Kentässä Käytä alueeseen näet valitsemasi solun tai alueen, kuten =Sheet1!A1:A10. Voit syöttää eri alueen manuaalisesti, kokonaisen sarakkeen — kuten =Sheet1!B:B — tai Lisää alueita.
5. Kohdassa Vahvistussäännöt näet listan valintoja sen mukaan, minkä tyyppistä dataa haluat Salli. Kun valitset yhden, Käytä sääntöä välittömästi.

Yleiset vahvistus tyypit ja käyttötapaukset

Jokainen vahvistus tyyppi Käytä eri sääntöjä riippuen datan tyyppi — kuten Tekstitiedosto, numerot tai valintaruudut — ja Tuki estää virhe ennen kuin ne tapahtuvat.

Tässä on joitakin yleisiä esimerkkejä:

• Pudotusvalikko tarjoaa ennalta määritellyn Lista valintoja, kuten Kyllä, Ei, Ehkä). Se on hyödyllinen Tila kenttä, vastauksille tai Aihe.
• Valintaruutu muuttaa jokaisen solu klikattavaksi valintaruuduksi (TOSI/EPÄTOSI). Se on hyödyllinen tehtävälistoihin, hyväksyntöihin tai suoritettuihin tehtäviin.
• Numero Salli vain numerot, jotka täyttävät tietyt Ehdot, kuten suurempi kuin, pienempi kuin tai välillä. Voit esimerkiksi Salli arvostelut välillä 1 ja 5.
• Is not empty edellyttää, että soluun syötetään jotakin (mitä tahansa). Se estää käyttäjää ohittamasta pakollisia kenttiä, kuten “Nimi” tai “Päiväys”.
• Mukautettu kaava sallii sinun käyttää kaavoja, kuten =ISNUMBER(A2) tai =A2>0, edistyneiden sääntöjen luomiseen.

Esimerkki

Haluat käyttää tietojen vahvistusta projektin tehtävien seurannassa. Jokainen rivi edustaa tehtävää, jossa on sarakkeita, kuten Tehtävän Nimi, Omistaja, Päiväys, Tila, Tärkeysjärjestys ja Valmis. Tässä on, mitä voit määrittää:

• Käytä Omistaja-sarakkeessa Pudotusvalikko-sääntöä seuraavilla valinnoilla: Alice, Bob, John, Tim ja Diana.
• Aseta Tila-sarakkeelle Pudotusvalikko-sääntö seuraavilla arvoilla: Ei aloitettu, Meneillään, Estetty ja Valmis.
• Käytä Priority-sarakkeessa Dropdown-sääntöä, jossa on seuraavat Arvot: 1, 2, 3, 4 ja 5.
• Aseta Completed-sarakkeeseen Checkbox-sääntö.

Mitä tapahtuu, kun syötät virheellistä tietoa?

Jos syötät Arvon, joka ei täytä vahvistussääntöä, soluun tulee virhe-kuvake. Kun viet hiiren sen päälle, näet viestin, kuten Virhe: Solun sisältö rikkoo sen vahvistussääntöjä.

Mitä seuraavaksi?

Jos olet uusi Proton Sheetsin käyttäjä, tutustu aloitusoppaaseemme oppiaksesi perusasiat.