Monikaan asia ei ole ärsyttävämpi kuin se, että on juuri lähettämässä tärkeää tiedostoa ja huomaa, ettei Gmail suostu toimittamaan sitä perille. Nyt olette juuttuneet tekemään vianetsintää, vaikka teidän pitäisi jo jatkaa päivän askareitanne.
Gmailin kokorajoitus ei kuitenkaan ole ylipääsemätön este. Tässä oppaassa selitämme Gmailin liiterajoituksen, mitä tapahtuu sen ylittyessä ja miten voitte lähettää suuria tiedostoja sujuvammin.
Mikä on Gmail-liitteiden kokorajoitus?
Useimmille Gmailin tiedostokokorajoitus rajoittaa liitteiden kooksi enintään 25 Mt sähköpostia kohden. Tämä rajoitus koskee kaikkea liittämäänne sisältöä, ei vain yksittäistä tiedostoa.
Jos käytössänne on Google Workspace -tili, rajoituksenne riippuu tilauksestanne ja siitä, mitä ylläpitäjänne on määrittänyt. Useimmilla Workspace-käyttäjillä on sama 25 Mt:n raja, mutta Enterprise Plus -tileillä voi lähettää jopa 50 Mt:n kokoisia liitteitä.
Mitä tapahtuu, kun ylitätte rajan?
Jos liitteenne on liian suuri, Gmail lähettää tiedoston automaattisesti Google Driveen ja lisää jaettavan linkin sähköpostiinne. Tämä sopii mainiosti tavallisille tiedostoille, mutta jos jaatte jotain arkaluonteista, kuten sopimuksia tai henkilökohtaisia asiakirjoja, saatatte haluta hallita tarkemmin sitä, mihin tiedostonne päätyvät.
Suurimman osan ajasta tämä prosessi toimii ilman, että teidän tarvitsee tehdä mitään. Jos kuitenkin käytössänne on Gmail-sovelluksen vanhempi versio, käytätte mobiiliselainta tai Google-tallennustilanne on täynnä, lähetys voi epäonnistua. Gmail myös estää tietyt tiedostotyypit kokonaan, kuten .exe-tiedostot, joten ne eivät mene läpi koosta riippumatta. Onneksi käytettävissä on muutamia muita tapoja.
Näin lähetätte suuria tiedostoja sähköpostitse
Tässä on joitakin luotettavia vaihtoehtoja suurten tiedostojen lähettämiseen sähköpostitse.
Pakatkaa tiedostonne
Jos lähetätte erän asiakirjoja tarkistettavaksi tai tapahtumakuvien kansion, niiden pakkaaminen yhdeksi zip-tiedostoksi pitää asiat järjestyksessä ja voi pienentää kokonaiskokoa. ZIP on laajimmin tuettu pakatun tiedoston muoto, ja se toimii Windowsissa, Macissa ja useimmissa mobiililaitteissa.
Luo ZIP-tiedosto valitsemalla tiedostot tai kansiot ja toimi sitten seuraavasti:
Windows: Napsauta hiiren kakkospainikkeella → Pakkaa kohteeseen… → ZIP-tiedosto
Mac: Control-napsautus → Pakkaa
Se on yksinkertainen prosessi, joka ei vaadi ulkopuolisen tahon työkaluja, mutta sillä on rajansa. Video, jonka koko on 200 Mt, ei kutistu kokoon 25 Mt, ja jo valmiiksi pakatut tiedostomuodot, kuten JPEG tai MP4, tuskin kutistuvat lainkaan. Ja jos jaatte suunnittelutiedostoja tai valokuvia, jotkin pakkaustyökalut tai -muodot voivat heikentää laatua.
Vahvuudet:
- Toimii yhteydettömässä tilassa ilman ulkopuolisten tahojen työkaluja
- Useita tiedostoja ja kansioita voidaan pakata yhdeksi .zip-tiedostoksi
- .zip-tiedostot voidaan suojata salasanalla ulkopuolisen tahon työkaluilla
Huomioitavaa:
- Saatatte tuhlata aikaa suurten tiedostojen pakkaamiseen vain huomataksenne, että törmäätte silti Gmailin liiterajoitukseen
- Pakkaaminen voi mahdollisesti heikentää laatua, mikä on tärkeää joillakin toimialoilla
- Zip-tiedostojen purkaminen ei ole helppoa mobiililaitteilla
- .zip-tiedostojenne yksityisyyttä rajoittaa sähköpostipalvelunne tietoturvamalli
Käyttäkää tiedostojen siirtopalvelua
Tiedostonsiirtopalvelut ovat nopeita ja sitoumuksettomia; teidän ei tarvitse luoda tiliä, ja tiedostonne poistetaan automaattisesti tietyn ajan kuluttua. Maksuttomat versiot voivat myös olla anteliaita, kuten SwissTransferin 50 Gt.
Helppokäyttöisyydessä on kuitenkin puolensa. Maksuttomista versioista puuttuvat usein suojatut jakamisominaisuudet, ettekä yleensä voi mitätöidä käyttöoikeutta tai nähdä, kuka on ladannut tiedostonne, mikä on erityisen tärkeää yritysympäristöissä.
Turvallisuus vaihtelee myös palveluntarjoajan mukaan. Monet palvelut salaavat tiedostot, mutta koska niillä on salausavaimet hallussaan, ne voivat teknisesti käyttää tietojanne. Ilman päästä päähän -salausta tiedostot voivat myös paljastua palvelinmurron tai yrityshakkauksen yhteydessä. Esimerkiksi WeTransfer toimii näin, eikä se siksi ole HIPAA-yhteensopiva, mikä tekee siitä huonon valinnan terveydenhuoltoalan yrityksille.
Satunnaiseen ja ei-arkaluonteiseen jakamiseen tiedostonsiirtopalvelut sopivat hyvin. Jos kuitenkin työskentelette säännellyllä toimialalla tai teidän on pidettävä tiedostot yksityisinä, rajoitetut käyttöoikeuksien hallintamekanismit ja valvonta voivat aiheuttaa vaatimustenmukaisuus- ja tietoturvariskejä. Palveluntarjoajan järjestelmiin kohdistuva murto voi paljastaa arkaluonteiset tietonne, mikä voi johtaa sakkoihin, oikeudelliseen vastuuseen tai mainevaurioihin.
Jopa henkilökohtaisten tiedostojen kohdalla yksityisyys vaihtelee suuresti palvelujen välillä. Jotkin palveluntarjoajat voivat käyttää lähettämiänne tiedostoja ja käyttää näitä tietoja esimerkiksi mainosten kohdistamiseen tai tekoälyn kouluttamiseen.
Vahvuudet:
- Useimmat palvelut eivät vaadi tiliä
- Nopea ja yksinkertainen satunnaisiin siirtoihin
- Anteliaat kokorajoitukset jopa maksuttomissa versioissa
Huomioitavaa:
- Rajoitettu hallinta ja valvonta lähettämisen jälkeen, joten ette voi seurata tai mitätöidä käyttöoikeutta
- Palveluntarjoajan hallitsema salaus tarkoittaa, että tiedostonne voivat silti paljastua palvelinmurron tai luvattoman käytön yhteydessä
- Ominaisuudet, kuten salasanasuojaus, ovat usein maksumuurin takana, jolloin maksuttomilla käyttäjillä on vähemmän suojakeinoja
Käyttäkää pilvitallennustilaa
Pilvitallennus tekee suurten tiedostojen lähettämisestä helppoa — lähettäkää tiedostonne, luokaa linkki ja liittäkää se sähköpostiinne.
Tämä menetelmä on järkevin jatkuvaa käyttöä varten, kuten jaettaessa materiaalikansiota asiakkaalle tai valokuva-albumia perheelle. Tiedostokokorajoituksia ei ole tallennuskiintiönne lisäksi, ja vastaanottajat voivat esikatsella tiedostoja lataamatta mitään.
Google Drive on oletusarvo Gmail-käyttäjille, koska se on jo integroitu, mutta sen 15 Gt:n tila jaetaan Gmailin, Driven ja Kuvien kesken, joten se täyttyy odotettua nopeammin. Tarjolla on kuitenkin runsaasti pilvitallennusvaihtoehtoja — mukaan lukien yritysten pilvitallennustilan tarjoajat. Tallennustarpeistanne ja yksityisyysvaatimuksistanne riippuen voitte helposti löytää teille paremmin sopivan Google Drive -vaihtoehdon.
Pilvitallennuspalvelun tarjoajat käsittelevät yksityisyyttä ja turvallisuutta eri tavoin. Jotkin suuret alustat voivat käyttää lähettämiänne tiedostoja, kun taas toiset käyttävät nollatiedon salausta, jotta vain te ja henkilöt, joiden kanssa jaatte tiedostoja, voitte käyttää niitä. Jakamisen hallintamekanismit ja turvaominaisuudet, kuten salasanasuojaus, vaihtelevat myös tarjoajien välillä.
Säänneltyjä tietoja käsitteleville yrityksille sellaisen palveluntarjoajan valitseminen, joka ei täytä HIPAA- tai GDPR-kehysten mukaisia vaatimustenmukaisuusvaatimuksia, voi aiheuttaa oikeudellisia ja maineriskejä.
Vahvuudet:
- Päästä päähän -salaus ja edistyneet jakamisen hallintamekanismit joiltakin tarjoajilta
- Ei tiedostokokorajoituksia tallennuskiintiönne puitteissa joissakin palveluissa
- Helppo päivittää tiedostoja ja kansioita — muokatkaa alkuperäistä, ja linkki pysyy ajan tasalla
Huomioitavaa:
- Yksityisyys ja turvallisuus vaihtelevat suuresti eri tarjoajien välillä
- Maksuttomissa versioissa on yleensä vähän tallennustilaa, mikä vaatii jatkuvaa hallintaa
- Väärin määritetyt jakamisoikeudet voivat vahingossa paljastaa arkaluonteisia tiedostoja tahattomille vastaanottajille
- Sellaisten palveluntarjoajien käyttö, jotka eivät noudata alan säädöksiä, kuten HIPAA- tai GDPR-säädöksiä, voi altistaa yritykset oikeudellisille ja maineriskeille
Lähettäkää suuria tiedostoja turvallisesti sähköpostitse Proton Driven avulla
Kun Gmail estää liitteenne, Proton Drive antaa teidän lähettää tiedoston, luoda suojatun jakolinkin ja lähettää sen sähköpostitse ilman kompromisseja — ilman koko- tai muotorajoituksia, ilman pakkaamista ja ilman toivoa siitä, että vastaanottaja osaa purkaa kansion puhelimessaan.
Jos yksityisyys ja hallinta ovat teille tärkeitä, jaattepa sitten henkilökohtaisia valokuvia tai lähetätte arkaluonteisia yritystiedostoja, useimmat ratkaisut eivät riitä.
Proton Drive on rakennettu toisin — kaikki tiedostonne on suojattu päästä päähän -salauksella, mikä tarkoittaa, että vain te ja ihmiset, joiden kanssa jaatte tiedostoja, voitte käyttää niitä; edes Protonilla ei ole pääsyä niihin.
Voitte suojata linkit salasanalla, määrittää vanhentumispäivät, seurata latauksia ja mitätöidä käyttöoikeuden milloin tahansa. Ja koska Proton sijaitsee Sveitsissä, tietojanne suojaavat jotkin maailman tiukimmista yksityisyyslaeista.
Yrityksille Proton Drive voi auttaa tukemaan vaatimustenmukaisuutta sellaisten säädösten kanssa, kuten HIPAA ja GDPR. Kaikille muille se on yksinkertaisesti yksityisempi tapa jakaa tiedostoja yhdistettynä. Voitte aloittaa 5 Gt:n tallennustilalla ilmaiseksi ja lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse murehtimatta rajoituksista.
