Jos saapuneet-kansioonne on täynnä sähköposteja, joita ette koskaan lue, tiedätte, miten vaikeaa voi olla löytää juuri se sähköposti, jota etsitte. Kun selaatte aiherivejä silmiänne rasittaen, tunnistatte tuon pelon tunteen. Voisitte vain ratkaista ongelman poistamalla kaikki viestinne, mutta se katuisi myöhemmin. Voisitte käyttää tunteja perumalla tilauksia ja poistamalla viestejä ajattelematta, mutta se veisi arvokasta aikaa työpäivästänne.
On helpompikin tapa: sähköpostisuodattimet suoraviivaistavat kirjeenvaihtoanne ja organisoivat saapuneet-kansiotanne niin, että säästätte aikaa ja voitte keskittyä siihen, mikä on tärkeää (sen sijaan, että tutkisitte Foot Lockerin massasähköposteja). Mutta miten tarkalleen määritätte sähköpostisuodattimen ja hallitsette saapuneet-kansiotanne paremmin?
Tässä artikkelissa opitte, mitä sähköpostisuodattimet ovat, miten ne toimivat ja miten voitte käyttää niitä tehokkaasti parantaaksenne sähköpostienne organisaatiota pysyvästi.
Mitä sähköpostisuodattimet ovat?
Sähköpostisuodattimet ovat tunnisteita, joita voitte määrittää saapuville sähköposteille lajitellaksenne saapuneet-kansiotanne automaattisesti. Ne toimivat skannaamalla eli suodattamalla sähköpostin aiheriviä tai lähettäjän osoitetta sekä etsimällä tiettyjä avainsanoja ja liitteitä. Kun suodatin on määritetty, sähköpostit merkitään tunnisteella, lajitellaan tai poistetaan käyttämienne kriteerien perusteella.
Pienyritystä pyörittäville sähköpostisuodattimet ovat erityisen hyödyllisiä. Hyvin rakennettu sähköpostisuodatin tekee saapuneet-kansion organisaatiosta helppoa poistamalla tarpeetonta sotkua ja estämällä tärkeiden sähköpostien hukkumisen. Ne eivät ainoastaan helpota sähköpostin hallintaa, vaan säästävät myös teidän ja työntekijöidenne aikaa automatisoimalla rutiinitehtäviä, jotka teidän pitäisi muuten tehdä käsin — tämä tapa auttaa teitä myös pääsemään lähemmäksi inbox zeroa.
Sähköpostin roskapostisuodattimet auttavat myös havaitsemaan roskapostiviestejä, mikä vähentää riskiänne joutua tietojenkalastelun uhriksi tai ladata vahingossa haittaohjelmia.
Miten sähköpostisuodattimet toimivat
Sähköpostisuodattimet toimivat skannaamalla sähköpostista tietyt määrittämänne kriteerit. Näitä kriteerejä voivat olla esimerkiksi lähettäjän nimi tai sähköpostiosoite, aihe, tietyt avainsanat ja paljon muuta. Kun olette määrittäneet kriteerit suodattimellenne, voitte valita, mihin toimiin Proton ryhtyy, kun viesti täyttää kyseiset kriteerit. Voitte esimerkiksi asettaa suodatintoiminnon arkistoimaan suodattimen parametrit täyttävät sähköpostit, merkitsemään ne luetuiksi, käyttämään tunnistetta, poistamaan ne, merkitsemään ne tärkeiksi ja paljon muuta.
Määrittämienne suodattimien lisäksi Proton Mailin älykkäät roskapostisuodattimet havaitsevat roskapostia ja oppivat tunnistamaan roskapostisähköposteja sitä paremmin, mitä useammin napsautatte “Siirrä roskapostiin” tai merkitsette sähköpostinne turvallisiksi. Mitä enemmän käytätte Protonia, sitä enemmän älykkäät suodattimemme oppivat luomaan uusia suodattimia ja sääntöjä toimienne perusteella. Voitte myös lisätä luotetut lähettäjät sallittujen luetteloon tai estää tarpeettomat osoitteet kokonaan, jotta sähköpostinne roskapostisuodattimet tietävät tarkalleen, mitä ottaa kiinni ja mitä päästää läpi.
Miten sähköposti organisoidaan suodattimilla
Mietittekö, miten sähköposti organisoidaan kerralla kuntoon? Aloittakaat rakentamalla suodattimia sellaisten kategorioiden ympärille, joita saapuneet-kansiossanne on jo olemassa: uutiskirjeet, kuittaukset, asiakasketjut, sisäiset muistiot. Lisätkää sen jälkeen kansioita ja värikoodattuja tunnisteita, jotta jokainen suodatettu viesti päätyy johonkin hyödylliseen paikkaan sen sijaan, että se vain katoaisi näkyvistä. Jos haluatte lisää ideoita, tutustukaa näihin vinkkeihin saapuneet-kansionne siivoamiseksi ja pitämiseksi järjestyksessä.
Hyvä sähköpostiorganisaatio on jatkuva järjestelmä, ei kertaluonteinen projekti. Kun suodattimenne ovat käytössä, tarkistakaa ne säännöllisesti saapuneet-kansionne tottumusten muuttuessa ja antakaa Protonin roskapostisuodattimien hoitaa raskas työ taustalla.
Miten luodaan mukautettuja sähköpostisuodattimia Protonilla
Voitte luoda suodattimen ja automatisoida sähköpostitunnisteenne helposti Protonilla kahdella tavalla. Ensimmäinen on nopea tapa automatisoida tunnisteet suoraan sähköposti-ikkunastanne, ja toinen on perusteellisempi tapa luoda omia suodattimia asetustenne kautta, missä voitte määrittää erityisvaatimuksia ja avainsanoja.
Sähköposti-ikkunastanne:
1. Kirjautukaa sisään saapuneet-kansioonne osoitteessa mail.proton.me.
2. Avatkaa sähköposti ja siirtäkää tai merkitkää se tunnisteella kuten yleensä.
3. Valitkaa valintaruutu ”Siirrä aina lähettäjän sähköpostit / Merkitse aina lähettäjän sähköpostit tunnisteella” ja valitkaa painike ”Siirrä” tai ”Tunniste” automatisoidaksenne suodatinasetuksenne.
Asetuksistanne:
- Kirjautukaa sisään saapuneet-kansioonne osoitteessa mail.proton.me.
- Valitkaa Asetukset → Kaikki asetukset → Proton Mail → Suodattimet
- Valitkaa kohdasta Omat suodattimet ”Lisää suodatin”.
- Nimetkää suodatinne ja valitkaa ”Seuraava”.
- Lisätkää kriteerit, joiden haluatte aktivoivan suodattimen. Voitte valita sähköpostien suodattamisen vain silloin, kun tietyt ehdot täyttyvät, tai kun kaikki vaatimukset täyttyvät.
- Napsauttakaa ”Lisää” lisätäksenne tekstiä tai avainsanoja suodattimeenne.
- Valitkaa ”Lisää ehto” luodaksenne monimutkaisemman suodattimen. Voitte lisätä niin monta ehtoa kuin haluatte.
- Valitkaa ”Seuraava” määrittääksenne toiminnot, joita käytetään uuteen sähköpostisuodattimeenne.
Miten käyttää suodattimia saapuneet-kansion organisoimiseen ja tuottavuuden parantamiseen
Sähköpostisuodattimet voivat pitää tarpeettomat viestit poissa saapuneet-kansiostanne, estää roskapostia ja organisoida saapuneet-kansioonne kategorioihin tehokkaampaa työnkulkua varten. Kun määritätte suodattimia, voitte seurata näitä vinkkejä ja parhaita käytäntöjä luodaksenne mahdollisimman suoraviivaisen saapuneet-kansion tuottavuuden lisäämiseksi.
- Kategorisoikaa yrityssähköpostinne projektin, lähettäjän, osaston tai prioriteetin mukaan.
- Käyttäkää värikoodattuja tunnisteita ja kansioita paremman visuaalisen hahmottamisen saavuttamiseksi.
- Luokaa ”Seuranta”-kansioita sähköposteille, joihin teidän on palattava, tai ”Vastaa myöhemmin” -kansioita, jotta tärkeät sähköpostit eivät katoa.
- Määrittäkää suodatin, joka arkistoi vanhat viestit automaattisesti.
- Päivittäkää ja tarkistakaa suodattimenne säännöllisesti nähdäksenne, mikä sopii teille parhaiten.
- Älkää vahingossa piilottako tärkeitä sähköposteja käyttämällä liikaa suodattimia.
Pitäkää saapuneet-kansio järjestyksessä Protonin avulla
Proton Mail ei ainoastaan auta sähköpostiorganisaatiossa; se myös pitää tietonne turvassa varmistamalla, etteivät yksityiset viestinne ole kenenkään muun kuin teidän saatavillanne. Tämä johtuu siitä, että Proton Mail on päästä päähän -salattu, mikä tarkoittaa, ettei teidän tarvitse koskaan huolehtia siitä, että skannaisimme sähköpostejänne ja myisimme arkaluonteisia tietojanne kolmansille osapuolille.
Suodattimet auttavat hallitsemaan sähköpostitulvaa, säästämään aikaa ja parantamaan viestinnän kulkua — eikä niiden käytön tarvitse olla monimutkaista. Proton Mailin avulla uuden suodattimen määrittäminen on helppoa.
Suodattimien käytön opettelu on yksinkertaisin tapa ottaa saapuneet-kansio takaisin hallintaanne, ja lisäominaisuuksilla, kuten yhdellä napsautuksella toimivalla tilauksen peruutuksella, Uutiskirjeet-näkymällä ja Hide-my-email-aliaksilla Proton Mailin saapuneet-kansion organisaatio ylittää kaikki odotukset.
Jos olette valmis ottamaan sähköpostityönkulkunne — ja yksityisyytenne — hallintaanne, rekisteröitykää käyttääksenne ilmaista sähköpostia Proton Maililla jo tänään.
