Die Wahl eines Cloud-Workspace ist wahrscheinlich die folgenschwerste Infrastrukturentscheidung, die du treffen kannst.
Viele Teams greifen standardmäßig auf Google Workspace oder Microsoft 365 zurück, weil sie wie die naheliegende Wahl erscheinen: vertraute, funktionsreiche, tief integrierte Plattformen für die Zusammenarbeit in der Cloud, die sich leicht einführen lassen und bereits in viele moderne Workflows eingebettet sind.
Doch genau deshalb lohnt es sich, sie genauer unter die Lupe zu nehmen, bevor du dich festlegst. Hier sind vier wichtige Punkte, die du bei der Bewertung eines Cloud-Workspace berücksichtigen solltest, sowie eine Checkliste mit Fragen, die dir als Orientierung dienen.
1. Integrationen können dir jetzt Freiraum verschaffen – dich aber später binden
Integrationen sind ein wichtiges Verkaufsargument für die meisten Cloud-Workspaces. Viele Unternehmen (insbesondere dynamische Start-ups) wünschen sich eine Plattform mit vielen Integrationen, die sich nahtlos und mit minimalen Unterbrechungen in bestehende Workflows einfügt.
Langfristig kann die Nutzung von Integrationen jedoch bedeuten, dass du deine Workflows in ein einziges Ökosystem einbettest. Und sobald du dich erst einmal an das Ökosystem eines Cloud-Workspace gebunden hast, wird der Wechsel des Anbieters für einen Datenadministrator zu den schlimmsten sechs Monaten im Büro – wir sprechen hier von Datensilos, Störungen bei Identität und Zugriff, verweigerten Berechtigungen, unzugänglichen Dateien und einem Produktivitätseinbruch, den dein CEO garantiert bemerken wird.
Dies gilt sicherlich für gängige Plattformen wie Google Workspace und Microsoft 365, die strategisch so konzipiert sind, dass sie Unternehmen an ein größeres Ökosystem voneinander abhängiger Tools binden – Meet, Teams, Drive und SharePoint –, von denen man sich immer schwerer lösen kann.
Die Frage, die du dir vor der Auswahl eines Cloud-Workspaces stellen musst, lautet nicht „Wie einfach ist die Einführung?“, sondern „Wie schwer wird es sein, wieder davon wegzukommen?“
2. „Sicherheit“ bedeutet für verschiedene Anbieter unterschiedliche Dinge
Die meisten Anbieter von Enterprise-Workspaces vermarkten ihre Plattformen mit dem Versprechen einer „Sicherheit auf Enterprise-Niveau“, einschließlich Zertifizierungen, Perimeterschutz und Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand.
Was viele Anbieter weniger gerne anpreisen, ist, dass sie den serverseitigen Zugriff auf deine Daten behalten. Dies aktiviert ihre nützlichsten Funktionen: Indexierung, Analysen, cloudseitige Verarbeitung und KI-Unterstützung durch Tools wie Googles Gemini und Microsoft Copilot, die beide auf den Einblick in deine geschäftlichen E-Mails, Dokumente, Kalender und Daten zur Zusammenarbeit angewiesen sind, um zu funktionieren.
Für viele Unternehmen, die einen Cloud-Workspace suchen, ist das ein völlig akzeptabler Kompromiss: Strikte Cloud-Datensicherheit wird zugunsten von Komfort und Funktionalität geopfert. Wenn dein Unternehmen jedoch sensible Informationen verarbeitet, wie etwa vertrauliche Kundendaten, Dokumente zur Geschäftskontinuität oder Finanzunterlagen, solltest du dir das vielleicht zweimal überlegen.
Als KMU solltest du vielleicht sogar noch länger darüber nachdenken. Laut dem SMB Cybersecurity Report 2026 von Proton wurde im Jahr 2025 fast jedes vierte KMU Opfer eines Datenlecks. Hacker betrachten KMU als leicht verletzliche Ziele. Der falsche Cloud-Workspace könnte dich noch verletzlicher machen.
Der richtige Cloud-Workspace bietet eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und einen Zero-Knowledge-Cloud-Speicher. Das bedeutet, dass dein Anbieter nicht auf deine Daten zugreifen kann, selbst wenn er dazu gezwungen wird.
3. Datensouveränität ist wichtig (aber nicht alle Anbieter respektieren sie)
Wo Daten erfasst, verarbeitet und gespeichert werden, bestimmt, welche Gesetze und Gerichtsbarkeiten für sie gelten und somit wie anfällig sie potenziell sind.
Viele Cloud-Anbieter sind in verschiedenen Gerichtsbarkeiten tätig, auch in Ländern, in denen Regierungen im Rahmen lokaler Gesetze jetzt oder in Zukunft den Zugriff erzwingen können. Die Nutzungsbedingungen deines Anbieters schützen dich davor möglicherweise nicht.
Um zu verhindern, dass Justizbehörden deine Daten offenlegen, fördern datenschutzorientierte Anbieter wie Proton die Datensouveränität: das Konzept, dass für Daten die Gesetze des Ortes gelten sollten, an dem sie generiert und erfasst wurden – unabhängig davon, wo sie gespeichert sind.
Für Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind, sensible Kundeninformationen verarbeiten und/oder geistiges Eigentum verwalten, sollte die Datensouveränität ein wichtiger strategischer Aspekt sein.
Die Missachtung der Datensouveränität kann teuer werden. Im Jahr 2023 wurde Meta (neues Fenster)zu einer Geldstrafe von 1,2 Milliarden € verurteilt(neues Fenster) (die höchste jemals verhängte GDPR-Strafe) – nicht wegen eines Hacks oder eines Datenlecks, sondern weil das Unternehmen Daten europäischer Benutzer in den USA gespeichert hatte. Die Daten waren sicher. Die Gerichtsbarkeit war es nicht.
Wenn du dir Sorgen um deine Datensicherheit und -souveränität machst, suche nach Anbietern, die Daten in datenschutzfreundlichen Ländern wie Island oder der Schweiz hosten.
4. Denk daran: Dein Governance-Aufwand wächst mit deinem Unternehmen
Ein häufiger Cybersecurity-Fehler von wachsenden KMU bei der Wahl eines Cloud-Workspace ist die Unterschätzung der Frage, wie schnell Data Governance und Zugriffskontrollen durch das Wachstum komplex werden.
Ein Workspace, mit dem du Berechtigungen für eine Belegschaft von 10 Personen verwalten kannst, eignet sich möglicherweise nicht für eine Belegschaft von 60 Personen, insbesondere wenn diese erweiterte Belegschaft freie Mitarbeiter, externe Partner und Personen aus mehreren Abteilungen mit unterschiedlichen Zugriffsanforderungen umfasst.
Mit zunehmender Skalierung wird sich deine Data Governance von einer einfachen Einrichtungsaufgabe zu einem Vollzeitjob entwickeln, der eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich bringt, darunter unkontrolliertes Anwachsen von Berechtigungen, ein risikoreicheres Offboarding, unzuverlässige manuelle Nachverfolgung und immer weniger Übersicht darüber, wer Zugriff auf was hat.
Einige Cloud-Ökosysteme verschärfen diese Herausforderung, indem sie Berechtigungen und Workflows über mehrere integrierte Systeme verteilen, was eine zentrale Übersicht erschwert.
Andere bieten jedoch eine einzige Administrator-Ebene, auf der Administratoren den Zugriff überwachen, verwalten und anpassen können, während die Organisation wächst und sich weiterentwickelt.
Wähle jetzt die richtige Variante, und du ersparst dir künftige Kopfschmerzen, die mit der nachträglichen Einführung von Zugriffskontrollen in einen Workspace einhergehen, in den du bereits hineingewachsen bist.
9 Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du dich für einen Cloud-Workspace entscheidest
Bevor du dich für einen Anbieter entscheidest, frage dich:
- Wer kontrolliert die Verschlüsselungsschlüssel?
- Können die Mitarbeiter deines Anbieters auf deine Daten zugreifen?
- Welche Metadaten bleiben für den Anbieter sichtbar?
- Werden deine Daten von den KI-Systemen der Plattform verarbeitet?
- Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet, und welche Gerichtsbarkeiten gelten?
- Können Administratoren die Multi-Faktor-Authentifizierung und Berechtigungen zentral erzwingen?
- Wie schwierig wäre es, später auf einen anderen Workspace umzusteigen?
- Lassen sich die Daten sauber und vollständig exportieren?
- Skaliert dein Governance-Tooling mit deiner Mitarbeiterzahl?
Ein Cloud-Workspace für die nächsten fünf Jahre, nicht für die nächsten 12 Monate
Der richtige Cloud-Workspace ist heute nicht am einfachsten einzuföhren. Es ist derjenige, den du auch in fünf Jahren noch nutzen und dem du vertrauen wirst. Eine Plattform, die dir langfristige Sicherheit, Kontrolle und Flexibilität bietet, ohne dich für immer an ein Ökosystem zu binden.
Das klingt für uns ganz nach Proton Workspace. Ein sicherer Cloud-Workspace, basierend auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zero-Knowledge-Business-Cloud-Speicher und Schweizer Datenschutzrecht – mit zentralen Administrator-Kontrollen, die so konzipiert sind, dass sie mit deiner Organisation mitwachsen.
